Czerwiec rozpoczyna najbardziej intensywny okres dla agencji eventowych i działów HR.

Pikniki firmowe, zloty food trucków, festiwale muzyczne i targi plenerowe odbywają się niemal w każdy weekend. Po miesiącach przygotowań organizator staje jednak przed kluczowym pytaniem: czy uczestnicy faktycznie dobrze się bawili? Zamiast zgadywać lub irytować gości długimi mailami z prośbą o wypełnienie ankiety dzień po imprezie, najskuteczniej jest przechwycić ich emocje w momencie, gdy opuszczają teren wydarzenia. Ustawienie interaktywnych punktów oceny przy bramkach wyjściowych pozwala zebrać miarodajny feedback zaledwie w ułamku sekundy.

Zastosowanie mobilnych urządzeń do badania zadowolenia na eventach plenerowych diametralnie zmienia podejście do podsumowań imprez, zapewniając:

• Ogromny odsetek zebranych opinii (response rate) – uczestnicy klikają w uśmiechniętą buźkę pod wpływem wciąż żywych, pozytywnych emocji.
• Gotowy, twardy raport dla zarządu lub sponsorów wydarzenia, udowadniający, że zainwestowane w event środki (tzw. ROI) naprawdę się opłaciły.
• Możliwość wyłapania logistycznych niedociągnięć w trakcie trwania wielodniowego festiwalu (np. zgłoszenia o zbyt długich kolejkach do strefy gastronomicznej).

Poniedziałkowa amnezja, czyli dlaczego maile popoczątkowe nie działają?

Wyobraź sobie standardowy scenariusz po udanym pikniku firmowym. W poniedziałek rano zmęczony pracownik otwiera skrzynkę mailową. Wśród kilkudziesięciu wiadomości służbowych widzi link do ankiety od działu HR: „Jak oceniasz sobotni piknik?”. Szansa na to, że poświęci 10 minut na wypełnienie formularza, jest bliska zeru. Emocje zdążyły już opaść, w głowie są nowe zadania, a samo wspomnienie o smaku jedzenia czy atrakcjach dla dzieci staje się mgliste.

Tradycyjne metody badawcze na eventach charakteryzują się fatalną skutecznością. Zbierają opinie od 2 do 5% uczestników – najczęściej tych, którzy z jakiegoś powodu byli bardzo niezadowoleni (tzw. błąd przeżywalności) albo członków samego zespołu organizacyjnego. Na podstawie tak małej i zniekształconej próby nie da się wyciągnąć wiarygodnych wniosków na przyszły rok.

Łap emocje w locie przy bramkach wyjściowych

Rozwiązaniem, które rewolucjonizuje ewaluację imprez masowych, są interaktywne stacje badawcze ustawiane na ścieżkach komunikacyjnych. Kiedy zadowolony gość, po kilku godzinach świetnej zabawy, kieruje się do wyjścia lub na parking, jego uwaga jest naturalnie przyciągana przez świecący, kolorowy ekran.

W takich warunkach najlepiej sprawdzają się stabilne, wolnostojące urządzenia, które nie wymagają montażu do ścian. Jak dokładnie wyglądają takie rozwiązania dedykowane m.in. branży eventowej, możesz zobaczyć bezpośrednio na stronie producenta: https://recom-system.pl/oferta/kioski-ankietowe/.

Proste pytanie na ekranie: „Jak oceniasz tegoroczny piknik?” i duże emotikony sprawiają, że wyrażenie opinii nie wymaga zatrzymywania się na dłużej niż sekundę. Uczestnik „przybija piątkę” z uśmiechniętą buźką i idzie dalej. Dzięki takiej mechanice z łatwością zgromadzisz opinie od 30%, 40%, a nawet 60% wychodzących osób.

Porównanie ewaluacji eventu plenerowego

Twarde liczby dla zarządu i sponsorów

Eventy to potężna pozycja w budżecie każdej firmy. Kiedy po udanej sobocie przychodzi czas na rozliczenie, szefowie chcą wiedzieć, za co zapłacili. Zamiast raportować: „wszyscy uśmiechali się i mówili, że było fajnie”, kładziesz na stole twardy raport z systemu. „Na 2000 uczestników imprezy, 1750 oddało głos. 94% z nich oceniło piknik celująco. Najsłabszym punktem według 150 głosów była strefa sanitarna – w przyszłym roku musimy zamówić więcej toalet”.

Takie dane to najmocniejszy argument podczas negocjacji budżetu na kolejny rok. Dla agencji eventowych jest to z kolei absolutny „game changer” w raportowaniu dla klientów korporacyjnych i potężna przewaga nad konkurencją, która wciąż korzysta z papierowych formularzy.

Często zadawane pytania o pomiar zadowolenia na eventach (FAQ)

1. Co z dostępem do prądu i internetu szczerym polu?

To żaden problem. Nowoczesne kioski eventowe nie muszą być podpięte do gniazdka ani lokalnego Wi-Fi. Urządzenia te wyposażone są we własne modemy LTE/5G z kartą SIM, a ich zasilanie można z łatwością oprzeć o wydajne powerbanki lub małe akumulatory, które ukrywa się w podstawie. Daje to pełną wolność w rozstawieniu sprzętu.

2. Czy kioski są odporne na deszcz i zmienne warunki pogodowe?

Standardowe kioski przeznaczone są do użytku pod zadaszeniem. Na eventach plenerowych ustawia się je zazwyczaj wewnątrz namiotów recepcyjnych, w strefach gastronomicznych pod parasolami lub przy bramkach wyjściowych, które często i tak posiadają lekkie zadaszenie dla ochrony sprzętu elektronicznego.

3. Czy uczestnicy po wypiciu alkoholu nie będą psuć statystyk wielokrotnym klikaniem?

Dla imprez masowych kluczowe są filtry analityczne. Oprogramowanie potrafi rozpoznać nienaturalne zachowanie – jeśli ktoś zacznie uderzać w ekran dziesięć razy na sekundę (tzw. flooding), system zignoruje te głosy i nie weźmie ich pod uwagę przy generowaniu końcowego raportu z imprezy.

4. Czy to rozwiązanie sprawdzi się na targach wystawienniczych?

Idealnie. Organizatorzy targów często stawiają urządzenia przy głównych wyjściach z hal, pytając o ogólne wrażenia, ale same firmy mogą również wstawiać panele bezpośrednio na swoje stoiska. Pozwala to mierzyć, które stoisko przyciągnęło największą uwagę i zostało najlepiej ocenione przez zwiedzających.

5. Czy ustawienie kiosku nie stworzy „korka” przy bramce wyjściowej?

Nie. Udzielenie odpowiedzi na dotykowym ekranie jest krótsze niż wyciągnięcie telefonu z kieszeni. Jeśli kiosk postawisz 2-3 metry przed samym przewężeniem wyjścia (w tzw. strefie swobodnego przepływu), uczestnicy będą oceniać event w locie, w ogóle nie hamując tłumu wychodzących.